Alternativas al Microsoft Office: La oficina en la nube

Ya venimos hablando sobre qué alternativas existen al Microsoft Office. En el artículo anterior hablamos sobre paquetes de software que podemos instalar en nuestros ordenadores que cumplen con casi todas las funciones que dicho suite de oficina. Hoy veremos alternativas que podemos utilizar directamente desde nuestro navegador, sin necesidad de instalar nada en nuestro ordenador.

Y esto es posible gracias a que los navegadores modernos nos permiten ejecutar aplicaciones web cada vez más complejas. De modo que con solo tener un browser moderno (las últimas versiones Chrome, Firefox e Internet Explorer por ejemplo), podremos acceder a estas herramientas online que, en muchos casos como veremos, van más allá de solo ser paquetes de oficina online, sino que son verdaderas herramientas de colaboración, donde radica en muchos casos el punto fuerte de estas herramientas.

Curiosamente, muchas personas desconocen su existencia y se sorprenden cuando uno les menciona lo que se puede hacer con estas aplicaciones. Por esa razón, enumeramos a continuación estos servicios, sus virtudes y puntos flojos, para tenerlos en cuenta.

Google Docs

En 2007 Google hizo oficial su servicio Google Docs, que si bien tuvo un inicio muy humilde, migró hasta ser una de las opciones más prácticas que existen.

Con una cuenta de Google (obviamente) podemos acceder a este servicio, que nos brinda 15GB de almacenamiento gratuitos y nos da acceso, no solo a una suite ofimática (Procesador de texto, planilla de cálculo y presentaciones), sino que además nos permite crear formularios y dibujos vectoriales. Y por supuesto, podemos almacenar cualquier tipo de archivo en estos 15GB, pues Google Drive/Docs es un verdadero disco online.

En cuanto a la suite ofimática, ofrece las posibilidad de importar y guardar documentos de Microsoft Office, aunque la compatibilidad en no es al 100%, por lo que tras editar algunos documentos puede generar que ciertos estilos desaparezcan o que se muestren de forma incorrecta.

Otra “incomodidad” que tiene Google Docs, es que no permite editar directamente archivos de Ms Office. Para poder editarlos primero hay que convertirlos al formato de Google Docs, por lo que tras la edición, tendremos dos archivos: el original sin modificar y el documento de Google Docs modificado, lo cual, no solo ocupa más espacio sino que además puede dar lugar a confusiones si no tenemos lo anterior muy en claro.

Fuera de estas cuestiones, las aplicaciones son claras y muy fáciles de usar. Obviamente, no podemos esperar la cantidad de opciones que disponemos en suites de escritorio, pero son las necesarias para poder trabajar con comodidad sin extrañar el Office.

Otro punto fuerte de esta aplicación web, es lo bien implementado de las herramientas de colaboración online. Esto nos permite compartir un documento con otros usuarios de Google Docs y poder editarlos al mismo tiempo online. Un punto muy a tener en cuenta en este set de aplicaciones.

Office Online

Muy tímidamente en 2008 Microsoft lanzó Las Office Web Apps, hoy conocidas como Office Online.

Con nuestra cuenta de Microsoft, podemos ingresar a este servicio que nos permite crear y editar documentos de Office. Los documentos se almacenan en nuestra cuenta de OneDrive. La cuenta gratuita nos permite usar 7GB sin cargo.

En cuanto a las aplicaciones disponibles, tenemos disponibles Word, Excel y Powerpoint.

Y si bien es cierto que son aplicaciones web, es decir que corren en el navegador, con todas las limitaciones que eso impone, por momentos no sabremos si estamos utilizando las versiones de escritorio o no, pues la interfase esta tan bien creada que imita la experiencia de uso que tenemos en las versiones de escritorio Esto facilita el uso de estas aplicaciones para quienes vengan de utilizar las de escritorio.

Obviamente no estamos diciendo que tengan todas las características de sus hermanos mayores, pero cumplen con creces lo que podemos esperar de una aplicación web.

En cuanto a compatibilidad, lee y graba nativamente archivos de Office. Esto hace que a diferencia de Google Docs puede editar directamente el archivo, lo que no crea archivos duplicados.

Aun así, la compatibilidad, por tratarse de una aplicación Web, no es 100% con documentos más complejos. Pero es mucho mejor que la que conseguimos en Google Docs.

Zoho Docs

Una de las primeras opciones para editar online nuestros documentos, fue Zoho. En 2005, hizo disponible un procesador de textos en la nube y a eso le siguió, planilla de cálculo, editor de presentaciones, y obviamente, los servicios de Google y Microsoft que salieron un tiempo después.

Los servicios que ofrece Zoho, van más allá de solo un suite office, pues ofrecen una suite de colaboración en línea de las más completas que existen. La cuenta gratuita nos permite utilizar 5 GB de almacenamiento en la nube para tener documentos almacenados.

Con relación a la compatibilidad, es sorprendente la buena compatibilidad que tiene, muy similar a la que ofrece Office Online, aunque sin llegar a ser perfecta.

La oficina donde y como gustes

La potencia de las aplicaciones Web sigue creciendo día a día. Basta nomás entrar de forma frecuente a estos servicios y ver como de forma frecuente evolucionan y brindan nuevas características que jamás hubiéramos imaginado en una aplicación web.

Esa potencia sumada a la facilidad de acceder desde cualquier lado, hacen que cada día seamos más quienes utilizamos estos servicios en la nube.

¿Desconocían hasta ahora estos servicios? Les recomiendo ampliamente que los prueben. Creanme, se van a hacer adictos y prácticamente van a depender de ellos.

En una próxima entrega veremos qué opciones de Suites de oficina tenemos para trabajar desde dispositivos Android e iOS.